Politique de confidentialité

L’Institut des administrateurs de sociétés (l’IAS) est déterminé à protéger les renseignements personnels de ses membres et des personnes qui s’engagent auprès de l’IAS. Nous adoptons une politique générale de transparence sur la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels de nos membres.

Le but de la politique de confidentialité est de vous informer des pratiques de l’IAS à l’égard de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la protection de vos renseignements personnels. En devenant membre, en faisant une demande pour suivre un cours, en vous inscrivant à un événement, en nous contactant ou en soumettant vos informations dans la banque d’administrateurs de l’IAS ou à tout autre service offert par l’IAS, vous consentez à ce que nous collections, utilisions, divulguions et protégions vos renseignements personnels de la manière décrite ci-dessous. Cette politique explique également comment contacter l’IAS si vous avez des questions concernant nos pratiques, l’accès à vos renseignements personnels ou la correction de ceux-ci.

L’IAS exerce ses activités au Canada et se conforme aux lois canadiennes sur la protection des renseignements personnels applicables lors du traitement de tout renseignement personnel. Les membres et les autres personnes qui interagissent avec nous se trouvant à l’extérieur du Canada doivent nous contacter à l’aide des informations ci-dessous pour toute question concernant l’exercice d’autres droits à la vie privée prévus par leurs lois locales (comme le RGPD de l’Union européenne).

Définition du concept de « renseignements personnels »

Le concept de « renseignements personnels » désigne des informations concernant une personne identifiable qui peuvent comprendre, sans s’y limiter, l’âge, les coordonnées, l’historique d’emploi et les détails de paiement. Ces informations ne comprennent pas les renseignements commerciaux ou les données anonymisées.

Pourquoi recueillons-nous les renseignements personnels?

Nous recueillons vos renseignements dans les situations suivantes :

• vous nous contactez pour nous poser une question ou faire un commentaire;
• vous vous inscrivez pour obtenir une adhésion individuelle ou globale;
• vous vous inscrivez à un cours ou à un webinaire de l’IAS ou faites une demande pour vous y inscrire;
• vous vous inscrivez à un événement national ou régional;
• vous créez un profil dans la banque d’administrateurs de l’IAS;
• vous demandez des renseignements sur le conseil d’administration, les formations personnalisées ou toute autre information;
• vous participez à une consultation individuelle (ces conversations ne sont pas enregistrées);
• vous déposez des candidatures pour le Prix des fellows de l’IAS;
• vous déposez votre candidature pour un poste à l’IAS.

Communications par courriel et nos coordonnées :

Lorsque vous nous contactez par courriel, nous conservons votre adresse courriel pour les futures diffusions. Vous pouvez vous désabonner en tout temps en cliquant sur le lien « Se désabonner » se trouvant dans le bas de chaque courriel. Si vous cliquez sur ce lien, vous ne recevrez plus les courriels de l’IAS.

Lorsque vous nous contactez pour poser une question ou partager un commentaire, il est possible que des informations telles que votre nom ou votre adresse courriel vous soient demandées en plus d’autres informations requises pour répondre rapidement à votre question ou à votre commentaire.

Les renseignements personnels que nous recueillons varient en fonction des interactions. Elles peuvent toutefois inclure :

• des coordonnées (p. ex., nom, nom privilégié, titres, liens d’affaires ou d’emploi, adresse postale et de courriel, numéro de téléphone ou contact d’urgence, si nécessaire);
• des données biographiques (p. ex., profil d’annuaire, photo, et, si fournis, genre, race, ethnicité, orientation sexuelle et autres données démographiques);
• des informations de paiement (p. ex., numéros de carte de crédit et dates d’expiration pour la durée de la transaction);
• le numéro d’assurance sociale (lorsque requis par l’ARC à des fins fiscales);
• des renseignements concernant les études et l’expérience professionnelle (p. ex., historique d’emploi et informations du CV, liens d’affaires actuels et nominations à des conseils).

Utilisation de vos renseignements personnels

Nous utilisons vos renseignements personnels afin de :

• fournir et administrer des services d’adhésion avantageux;
• développer, améliorer, gérer et améliorer nos services d’adhésion et faire des recherches sur ceux-ci;
• développer et maintenir notre relation avec vous et communiquer avec vous;
• vous tenir au courant des produits de gouvernance, des formations offertes et des services qui pourraient vous intéresser;
• facturer les membres et recouvrer les paiements pour nos services d’adhésion et nos produits;
• évaluer l’admissibilité aux cours et aux bourses;
• analyser, développer et fournir des initiatives de marketing et de développement des affaires;
• recueillir et gérer les recommandations et les témoignages;
• créer et afficher des annonces de cours et de remises de diplômes;
• effectuer des recherches confidentielles dans la banque d’administrateurs;
• analyser et améliorer les initiatives de diversité et d’inclusion.

Partage de vos renseignements personnels

L’IAS est responsable de vos renseignements personnels. Nous ne vendrons ni n’échangerons vos renseignements personnels et ne donnerons pas l’autorisation à d’autres personnes de les utiliser sans votre consentement.

L’IAS a recours à des prestataires de service afin de nous aider à vous offrir nos produits et nos services. Ces prestataires de services sont tenus par contrat de protéger vos renseignements personnels et de les utiliser uniquement dans le cadre des services pour lesquels ils ont été engagés par l’IAS. Certains de ces prestataires de services peuvent se trouver à l’extérieur du Canada. Si vos renseignements sont entreposés ou traités à l’extérieur du Canada, ils peuvent être assujettis aux services d’application de la loi conformément aux lois locales.

Il est possible que nous partagions vos renseignements personnels avec des tiers en cas de fusion ou d’acquisition de l’IAS afin que la nouvelle entité ou le tiers soit en mesure de vous offrir les mêmes services et avantages liés à votre adhésion.

La loi peut nous obliger ou nous autoriser à divulguer vos renseignements sans votre consentement, par exemple, pour nous conformer à des règles ou ordonnances d’un tribunal ou à des demandes des forces de l’ordre ou pour réaliser des enquêtes ou recouvrer des créances ou en cas d’urgence.

Vos choix

En fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés et divulgués tels que décrits dans la présente politique. Dans certaines circonstances, votre consentement peut vous être demandé après la collecte de vos renseignements avant qu’ils soient utilisés (p. ex., lorsque nous souhaitons utiliser vos renseignements d’une façon qui n’avait pas été indiquée au préalable).

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Si vous souhaitez le faire, veuillez nous écrire à l’adresse ci-dessous. Nous vous informerons de toutes les implications du retrait de votre consentement, telles que les informations requises pour poursuivre votre adhésion ou pour communiquer avec nous.

La confidentialité et les événements de l’IAS

Veuillez noter que, lors des événements en ligne ou en personne, il est possible que des photos soient prises et que l’événement soit enregistré. Les photos, y compris les biographies, peuvent être publiées dans divers médias, y compris dans la presse écrite ou en ligne, et ce, sans préavis.

L’IAS, nos partenaires et les participants de l’événement peuvent également publier des discussions, des photos et des biographies sur divers réseaux sociaux. En outre, nous organisons périodiquement des événements tenus selon une règle « Chatham House » modifiée, voulant que les contributions puissent être publiées, mais ne doivent pas être attribuées à un conférencier en particulier. Les invitations à de tels événements énonceront explicitement qu’ils se dérouleront sous de telles restrictions. L’IAS n’est toutefois par responsable de la publication de renseignements personnels par les participants de l’événement.

 

Témoins et technologies semblables

Les témoins contiennent des données recueillies sur les sites Web que vous visitez et sont stockés sous la forme d’un petit fichier texte dans votre navigateur. Les témoins et les technologies semblables, comme les pixels, les balises et les services du Web analytique, fournissent à l’IAS des informations concernant vos activités sur son site Web et sur les sites Web et les plateformes de tiers. Les témoins et les autres technologies enregistrent vos préférences pour un site Web en particulier et facilitent la navigation en ligne. Ils peuvent également vous montrer des publicités pertinentes de l’IAS sur le site Web de l’IAS et sur des sites Web de tiers ou d’autres plateformes.Ces technologies recueillent également des informations sur votre utilisation du site Web de l’IAS, comme votre activité de navigation et les pages que vous visitez, sur vos intérêts et vos préférences, votre localisation ainsi que des informations techniques sur l’appareil (y compris les identifiants publicitaires de l’appareil), le système d’exploitation et le navigateur Web que vous utilisez.

Les informations recueillies par ces technologies aident l’IAS à exploiter, à améliorer et à protéger son site Web et ses services. Nous (et les tiers autorisés) pouvons utiliser ces outils pour vérifier les publicités avec lesquelles vous interagissez sur notre site Web et sur les sites Web ou autres plateformes des entreprises qui nous aident à faire de la publicité. Nous pouvons utiliser ces informations à des fins d’analyse et de rapports, pour en savoir plus sur la manière dont vous interagissez avec nous et pour promouvoir nos produits et nos services. Ces technologies peuvent également être utilisées pour nous aider à prendre des décisions automatisées en temps réel concernant la sécurité de notre site Web et de nos applications afin de nous aider à prévenir la fraude et d’autres activités non autorisées.

Le navigateur que vous utilisez vous permet de consulter les témoins et de contrôler la manière dont ils sont utilisés. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il accepte ou supprime l’ensemble des témoins ou certains témoins en particulier. Vous pouvez également configurer votre navigateur afin qu’il refuse tous les témoins ou qu’il vous demande votre consentement chaque fois qu’un témoin est envoyé à votre appareil. Cependant, ces paramètres peuvent affecter votre expérience d’utilisateur lors de l’utilisation de nos services en ligne.

Pour savoir comment gérer les témoins sur les navigateurs les plus courants, consultez les pages suivantes :

• Google Chrome
• Microsoft Edge
• Mozilla Firefox
• Apple Safari

Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics pour mieux comprendre l’utilisation que vous faites de notre site Web. Google Analytics recueille des informations sur les activités des utilisateurs sur notre site Web, notamment le nombre de fois qu’un utilisateur visite notre site, les pages qu’il consulte et le site qui l’a redirigé vers le nôtre. Des identifiants publicitaires pour les appareils mobiles sont également recueillis. Google peut utiliser les données recueillies pour ses propres besoins, notamment pour contextualiser et personnaliser les annonces de son réseau publicitaire.

Pour en savoir plus sur la manière dont Google utilise les données lorsque vous visitez des sites Web utilisant Google Analytics, cliquez ici. Vous pouvez désactiver la fonction Google Analytics à l’aide d’un module complémentaire de navigateur, qui peut être téléchargé ici.

Le gestionnaire de balises Google

L’IAS utilise le gestionnaire de balises Google (GTM) pour recueillir et analyser les informations sur les sections visitées du site Web (telles que les pages les plus lues, le temps passé sur une page, les termes recherchés et d’autres données sur l’engagement des utilisateurs) afin d’évaluer et d’améliorer l’expérience utilisateur et le site Web. Le GTM vous offre la possibilité d’ajouter et de mettre à jour vos propres balises dans le but d’assurer un suivi des transformations, d’analyser les données du site, de procéder à du marketing de relance et plus encore.

Le GTM n’utilise pas de témoins par défaut, car il agit à titre d’intermédiaire entre votre site Web et les outils de marketing ou d’analyse de données installés. Le gestionnaire de balises Google ne conserve pas les données personnelles des visiteurs.

Lien vers des sites Web tiers

Plusieurs sections sur le site Web de l’IAS peuvent contenir des liens vers des sites Web tiers qui ne sont pas soumis aux politiques de l’IAS. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces sites Web en matière de confidentialité.

La protection de vos renseignements personnels

L’IAS dispose de plusieurs mesures de protection physiques, techniques et administratives afin d’éviter les accès non autorisés à vos renseignements personnels et la perte de ceux-ci. L’IAS renforce également les mesures de protection de certaines informations (p. ex., les informations de paiement et les numéros d’assurance sociale) à l’aide d’un système de cryptage. Les systèmes électroniques comportent toutefois certains risques. Vous ne devriez donc pas nous envoyer de renseignements personnels confidentiels par courriel ou par le biais d’autres moyens de communication non sécurisés. Si vous pensez que vos identifiants de connexion ou toute autre information ont été compromis, veuillez nous écrire immédiatement à PrivacyOfficer@icd.ca.

Rétention de vos renseignements personnels

L’IAS conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour réaliser les objectifs pour lesquels ils ont été collectés et pour respecter les lois et réglementations applicables. L’IAS ne conserve pas vos informations de paiement. Votre consentement à ces fins demeurera valide après la fin de notre relation à moins que vous nous contactiez pour modifier vos choix.

Changements apportés à la politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité peut être mise à jour à l’occasion. La politique de confidentialité affichée sur le site Web de l’IAS est la version actuelle. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement.

Accès et mise à jour de vos renseignements et autres requêtes

Vous pouvez nous aider à assurer l’exactitude de vos renseignements personnels en vous connectant dans la section réservée aux membres de notre site Web et en mettant à jour votre profil.

Si vous avez des questions sur nos pratiques de confidentialité, veuillez écrire à PrivacyOfficer@ias.ca. Vos questions sont importantes pour l’IAS et seront traitées en temps opportun.

Approuvé par le conseil d’administration le 24 novembre 2021